Comment utiliser une caisse enregistreuse ?
Pour tout commerce de détail soumis à la TVA, l'attention se porte inévitablement sur la caisse enregistreuse, essentielle pour l'encaissement des clients et la gestion financière. Bien que la certification de l'appareil soit nécessaire, son utilisation peut être complexe pour les débutants. Heureusement, des logiciels intuitifs existent, mais une formation peut s'avérer indispensable pour maîtriser toutes les fonctionnalités et éviter les erreurs préjudiciables.
Aujourd'hui, les caisses enregistreuses sont principalement tactiles, rendant leur utilisation moins complexe. Elles sont devenues de véritables ordinateurs, loin des anciens systèmes à touches et tiroir-caisse. Dotées d'écrans tactiles, elles offrent une navigation plus aisée dans les catégories, tout en économisant de l'espace.
Le logiciel joue un rôle important en permettant la gestion des stocks, la gestion des vendeurs, l'enregistrement des ventes et du chiffre d'affaires. L'interface utilisateur est adaptée au point de vente, présentant un tableau de bord convivial.
Grâce à l'écran tactile ou à une tablette, les produits peuvent être scannés et vendus rapidement. Le matériel, tel qu'un tiroir-caisse, un lecteur de codes-barres et un lecteur de cartes, est également essentiel pour faciliter les transactions et les paiements par carte bancaire.
Les caisses enregistreuses sont désormais connectées à Internet, simplifiant la gestion des stockset des ventes.
Guide complet pour utiliser une caisse enregistreuse
Etape 1 : Bien installer sa caisse enregistreuse
Installez votre caisse enregistreuse en la branchant directement sur une prise sans utiliser de rallonge, et assurez-vous de la poser sur une surface plane et solide, idéalement sur un comptoir offrant suffisamment d'espace pour que les clients puissent déposer leurs achats.
Insérez les piles pour alimenter la mémoire de sauvegarde de la caisse en cas de coupure de courant. Assurez-vous d’insérer les piles avant de programmer les fonctions de la caisse enregistreuse. Retirez les autocollants et localisez le couvercle du compartiment des piles, que vous pourriez avoir besoin de dévisser avec un petit tournevis. Suivez les instructions pour placer les piles correctement, en veillant à replacer ensuite le couvercle du compartiment. Certains compartiments de piles se trouvent sous la partie destinée au rouleau de papier des tickets de caisse. N'oubliez pas de remplacer les piles une fois par an pour garantir leur bon fonctionnement.
Etape 2 : Activez sa caisse enregistreuse
Activez la caisse enregistreuse en utilisant le commutateur marche/arrêt situé à l'arrière ou sur le côté, ou en tournant la clé de fonction sur la position "REG" (enregistrement), selon le modèle. Pour les modèles plus récents, utilisez la touche de fonction ou de mode pour accéder à l'option d'enregistrement (REG).
Etape 3 : Bien programmer sa caisse enregistreuse
Programmez la caisse enregistreuse en utilisant les touches programmables pour organiser les produits en catégories, rayons ou départements, et définir les articles taxables ou non. Vous pouvez également configurer la date et l'heure. Selon le modèle, vous pouvez utiliser la clé de mode sur "PRG" ou "P", la touche de fonction "PROGRAM", ou un levier manuel sous le rouleau de papier pour accéder au mode de programmation.
Etape 4 : Gérer les taxes avec sa caisse enregistreuse
Pour les taxes, de nombreuses caisses enregistreuses disposent de 4 touches dédiées. Vous pouvez programmer différents taux de taxation, qu'ils soient constants ou variables en fonction de votre emplacement géographique, comme la "TPS", la "TVP" ou la "TVA". Consultez le manuel technique de votre caisse enregistreuse pour des instructions détaillées sur la programmation de ces fonctions.
Réaliser une vente avec sa caisse enregistreuse
Pour utiliser la caisse enregistreuse, entrez un code de sécurité ou un mot de passe. De nombreux systèmes exigent la saisie d'un code spécifique ou d'un code de sécurité pour chaque utilisateur. Ce code est essentiel car il permet d'attribuer chaque transaction à un employé spécifique, facilitant ainsi le suivi des ventes et la correction des éventuelles erreurs.
Pour les caisses enregistreuses plus récentes, telles que celles utilisées sur les tablettes tactiles, il est généralement nécessaire de se connecter avec des identifiants (une adresse e-mail et de saisir un mot de passe.)
Utilisez le pavé numérique pour saisir le montant du premier produit sans avoir à ajouter de séparateur décimal, car la caisse enregistreuse le prendra automatiquement en compte.
Si votre caisse enregistreuse est équipée d'un numériseur, vous pouvez simplement scanner le code-barres du produit, ce qui entrera automatiquement les données dans le système, évitant ainsi la saisie manuelle du prix. Dans ce cas, vous n'aurez pas besoin d'appuyer sur la touche de rayon ultérieurement.
Après avoir saisi le prix, appuyez sur la touche correspondant à la catégorie du produit, telle que vêtements, nourriture, etc., sur la plupart des caisses enregistreuses.
La touche de rayon peut être programmée pour inclure une taxe. Consultez le manuel technique de votre caisse pour des instructions sur la programmation des taux de taxation associés aux différentes touches.
Pour imprimer le ticket du client, utilisez la flèche ou la touche Avance papier (FEED) pour faire défiler le papier vers le haut et lire les totaux imprimés sur le ticket.
Le prix de chaque produit que vous saisissez sera ajouté à un total cumulé, généralement affiché à l'écran ou sur le lecteur de la caisse enregistreuse.
Appliquez les remises sur le prix des produits, notamment lorsqu'ils sont en promotion. Après avoir saisi le prix de l'article, appuyez sur la touche correspondant à sa catégorie, puis entrez le pourcentage de la remise, par exemple 20 pour une réduction de 20 %. Enfin, pressez la touche de pourcentage (%) située généralement à gauche du pavé numérique.
Continuez à saisir les prix des autres articles en utilisant les touches du pavé numérique pour entrer les montants exacts. N'oubliez pas d'appuyer sur la touche de rayon appropriée pour chaque produit.
Si vous avez plusieurs articles identiques, entrez d'abord le nombre d'articles, puis appuyez sur la touche "QTY" (quantité). Ensuite, tapez le prix d'un seul article et le numéro de rayon. Par exemple, pour 3 livres à 9 ,95 € chacun, appuyez d'abord sur 2 puis sur "QTY". Ensuite, entrez le prix (9,95) et appuyez sur la touche de rayon.
Pour obtenir le sous-total, appuyez sur la touche correspondante. Cette touche calcule le prix total des articles enregistrés et inclut les taxes préprogrammées pour chaque catégorie de produits.
Identifiez le mode de paiement choisi par le client parmi les options telles que l'argent liquide, la carte de crédit ou le chèque, ainsi que les chèques-cadeaux ou les bons d'achat, souvent traités comme de l'argent comptant.
Pour les paiements en espèces, entrez le montant donné par le client et appuyez sur la touche correspondante, généralement située en bas à droite du clavier. Certaines caisses enregistreuses calculent automatiquement la monnaie à rendre, tandis que d'autres nécessitent un calcul manuel. Après avoir ouvert le tiroir-caisse, placez l'argent ou le bon dans le tiroir et prenez la monnaie à rendre.
Pour les paiements par carte de crédit, utilisez la touche correspondante et le lecteur de cartes pour effectuer la transaction.
En cas de paiement par chèque, entrez le montant exact, appuyez sur la touche dédiée, puis placez le chèque dans le tiroir-caisse.
Si aucune vente n'a été réalisée, utilisez la fonction "NO SALE" pour ouvrir le tiroir-caisse. Cette fonction est souvent réservée au gestionnaire et peut nécessiter l'utilisation d'une clé pour activer le mode approprié.
Fermez toujours le tiroir-caisse immédiatement après une transaction pour éviter les risques de vol.
En fin de journée, retirez le tiroir-caisse et placez-le en lieu sûr pour la sécurité des fonds.
Désormais, équipé de ce guide détaillé, vous détenez toutes les informations nécessaires pour installer avec succès votre caisse enregistreuse et mener à bien vos transactions commerciales. Nous vous encourageons vivement à découvrir ClicTill, la caisse enregistreuse éditée par JLR Distribution, pour bénéficier d'une solution fiable et efficace adaptée à vos besoins.